Documentos necessarios para escritura de imovel: lista completa

Uma das maiores frustacoes ao fazer a escritura publica de compra e venda de imovel e descobrir, ja no cartorio, que falta um documento. A viagem foi em vao, novo agendamento, nova espera de vezes. Este artigo lista todos os documentos necessarios — comprador, vendedor e imovel — para evitar surpresas.

Por que tantos documentos

A escritura publica e um ato juridico de alta importancia, que transfere a propriedade de um bem de grande valor. Para evitar fraudes, problemas juridicos e garantir seguranca para ambas as partes, o tabeliao precisa comprovar:

• Que o comprador e vendedor existem e sao quem dizem ser
• Que o vendedor e realmente o dono (ou representante legal do dono)
• Que o imovel e o que esta sendo descrito
• Que nao ha impedimentos (dividas, penhoras, hipotecas, bloqueios)
• Que todos os impostos estao pagos

Essa diligencia e o que da fe publica a escritura.

Documentos do comprador

1. RG e CPF (originais e copias). Se casado, tambem da esposa ou marido.

2. Comprovante de estado civil:

• Solteiros: certidao de nascimento atualizada (90 dias)
• Casados: certidao de casamento atualizada com averbacao do regime de bens
• Divorciados: certidao de casamento com averbacao do divorcio
• Viuvos: certidao de obito do conjuge falecido + certidao de casamento
• Uniao estavel: escritura declaratoria ou sentenca de reconhecimento

3. Comprovante de residencia recente (conta de agua, luz, telefone, IPTU em nome proprio). Alguns cartorios aceitam ate 3 meses, outros 6 meses.

4. Profissao. Declaracao ou comprovante. Em geral, basta dizer verbalmente ao tabeliao.

5. Procuracao (se representado por terceiro). Escritura publica de procuracao com poderes especificos para comprar imoveis.

6. Certidao de nascimento dos filhos (em alguns casos, especialmente se houver clausula de propriedade em favor dos filhos).

Documentos do vendedor

1. RG, CPF e comprovante de residencia. Mesmo padrao do comprador.

2. Comprovante de estado civil atualizado. Mesmas regras.

3. Outorga conjugal: se o vendedor for casado (exceto em regime de separacao total), o conjuge precisa assinar a escritura tambem, autorizando a venda. Sem essa outorga, a escritura pode ser anulada posteriormente.

4. Certidao de casamento. Atualizada, com averbacao do regime de bens.

5. Certidao de quitacao eleitoral. Em alguns cartorios.

6. Profissao e declaracao patrimonial. Para imoveis acima de certo valor (R$ 500.000 em algumas praticas).

Certidoes do vendedor (pessoais)

Essas certidoes comprovam que o vendedor nao tem pendencias que possam afetar a venda:

1. Certidao de feitos da Justica Estadual. Obtida no site do TJ local ou presencialmente. Mostra se ha acoes judiciais contra o vendedor.

2. Certidao de feitos da Justica Federal. Similar, para o ambito federal.

3. Certidao de feitos da Justica do Trabalho. Comum exigir, ja que condenacoes trabalhistas podem resultar em penhora de bens.

4. Certidao de debitos tributarios federais. Emitida pela Receita Federal (CND ou CPD-EN).

5. Certidao de debitos estaduais. Emitida pela Secretaria da Fazenda estadual.

6. Certidao negativa do INSS. Para comprovacao de que nao ha debitos previdenciarios.

7. Certidao de feitos da Justica Militar (se aplicavel).

8. Certidao de distribuicao civel. Complementar as de feitos.

9. Certidao de protesto de titulos. Mostra se ha titulos protestados contra o vendedor.

10. Certidao de debitos trabalhistas (CNDT — Certidao Negativa de Debitos Trabalhistas).

Importante: mesmo que alguma certidao apresente registro positivo, isso nao impede automaticamente a venda. O tabeliao avalia caso a caso se a pendencia afeta a transacao. Dividas sem risco imediato podem ser registradas na escritura como ressalva.

Documentos do imovel

1. Escritura anterior do imovel (se existente). Mostra como o vendedor adquiriu o imovel.

2. Matricula atualizada do imovel (obtida no Cartorio de Registro de Imoveis competente). Validade tipica de 30 dias — muitos cartorios exigem que seja obtida no mesmo dia da escritura.

3. Certidao negativa de onus e alienacoes. Mostra que o imovel nao tem hipoteca, penhora, alienacao fiduciaria ou outros gravames. Tambem obtida no Registro de Imoveis.

4. Certidao negativa de acoes reais. Complementa a anterior.

5. IPTU do ano corrente quitado. Com carne pago ou certidao negativa de debitos municipais sobre o imovel.

6. Certidao negativa de contribuicoes condominiais (para apartamentos). Emitida pelo sindico ou administradora, comprova que nao ha atrasos de condominio. Alguns cartorios aceitam declaracao escrita do sindico.

7. Planta do imovel (em alguns casos, especialmente imoveis em construcao ou recentemente registrados).

8. Habite-se (para imoveis novos ou recentemente reformados).

9. Certidao de aprovacao municipal (em casos de imoveis irregulares ou alvaras especiais).

10. Certidao de valor venal emitida pela prefeitura, usada como base para calculo de ITBI.

Documentos especificos por situacao

Imovel financiado pelo SFH

Se houver financiamento (Caixa, Bradesco, etc.):

• Contrato de financiamento
• Autorizacao do banco para venda (quitacao ou liberacao condicional)
• Comprovante de quitacao do saldo devedor

Imovel em construcao

Se for lancamento ou construcao em andamento:

• Certificado de registro da incorporacao (na matricula)
• Habite-se (para entrega)
• Contrato de compra e venda com a construtora
• Comprovantes de pagamento das parcelas

Imovel de heranca

Se o vendedor esta vendendo imovel que recebeu por heranca:

• Formal de partilha ou escritura de inventario
• Comprovante de pagamento do ITCMD
• Ciencia dos demais herdeiros (em alguns casos)

Imovel em copropriedade

Se houver multiplos proprietarios:

• Todos os coproprietarios devem comparecer ou outorgar procuracao
• Certidoes de cada um separadamente
• Certidao de estado civil de cada um

Doacao de imovel

Para doacao (nao venda):

• Todos os documentos acima
• Comprovante de pagamento do ITCMD (doacao)
• Declaracao do doador especificando o animo de doar

Validade das certidoes

Quase todas as certidoes tem validade de 30 a 90 dias. Isso cria um desafio logistico: e preciso obter todas em janela curta e agendar a escritura dentro do prazo.

Planejamento recomendado:

1. Primeira semana: iniciar o pedido de certidoes (muitas ja estao disponiveis online, outras sao presenciais e podem demorar)
2. Segunda semana: organizar documentos pessoais e do imovel
3. Terceira semana: agendar a escritura no cartorio, enviando lista de documentos para revisao preliminar
4. Quarta semana: realizar a escritura

Se demorar mais de 30 dias entre obter certidoes e lavrar a escritura, possivelmente algumas precisarao ser renovadas.

Como evitar erros

1. Contratar advogado ou despachante especializado. Em transacoes acima de R$ 300.000 (valor significativo), vale o investimento. Eles garantem que toda documentacao esta em ordem.

2. Solicitar lista especifica ao cartorio. Cada cartorio pode ter exigencias levemente diferentes. Ligue ou envie email antes para confirmar exatamente o que e necessario.

3. Verificar certidoes do imovel antes de assinar contrato preliminar. Muitas vezes, pendencias no imovel so sao descobertas no momento da escritura, quando ja ha contrato assinado. Antecipar evita prejuizos.

4. Usar o e-Notariado quando possivel. O sistema digital permite conferir documentos antes do comparecimento fisico, reduzindo o risco de idas ao cartorio em vao.

5. Fazer copia de tudo. Mantenha uma copia organizada de todos os documentos originais apresentados. Serve para consultas futuras e para a proxima escritura, se houver.

Conclusao

A lavratura de escritura publica de imovel exige uma lista extensa mas necessaria de documentos. O preparo antecipado, com verificacao de cada item e acompanhamento profissional quando necessario, evita viagens em vao e garante que a transacao seja concluida sem problemas. O cartorio e um aliado do consumidor — a exigencia de documentos e parte da protecao juridica do ato.

A calculadora de custos de escritura do Calculadora de Cartorio ajuda a estimar o custo total de emolumentos, ITBI, registro e certidoes associadas, permitindo planejamento financeiro completo antes de agendar o ato no cartorio.