Documentos necessários para escritura de imóvel: lista completa

Uma das maiores frustrações ao fazer a escritura pública de compra e venda de imóvel e descobrir, já no cartório, que falta um documento. A viagem foi em vão, novo agendamento, nova espera de vezes. Este artigo lista todos os documentos necessários — comprador, vendedor e imóvel — para evitar surpresas.

Por que tantos documentos

A escritura pública é um ato jurídico de alta importância, que transfere a propriedade de um bem de grande valor. Para evitar fraudes, problemas jurídicos e garantir segurança para ambas as partes, o tabelião precisa comprovar:

• Que o comprador e vendedor existem e são quem dizem ser
• Que o vendedor é realmente o dono (ou representante legal do dono)
• Que o imóvel é o que está sendo descrito
• Que não há impedimentos (dívidas, penhoras, hipotecas, bloqueios)
• Que todos os impostos estão pagos

Essa diligência é o que da fé pública a escritura.

Documentos do comprador

1. RG e CPF (originais e cópias). Se casado, também da esposa ou marido.

2. Comprovante de estado civil:

• Solteiros: certidão de nascimento atualizada (90 dias)
• Casados: certidão de casamento atualizada com averbação do regime de bens
• Divorciados: certidão de casamento com averbação do divórcio
• Viúvos: certidão de óbito do cônjuge falecido + certidão de casamento
• União estável: escritura declaratória ou sentença de reconhecimento

3. Comprovante de residência recente (conta de água, luz, telefone, IPTU em nome próprio). Alguns cartórios aceitam até 3 meses, outros 6 meses.

4. Profissão. Declaração ou comprovante. Em geral, basta dizer verbalmente ao tabelião.

5. Procuração (se representado por terceiro). Escritura pública de procuração com poderes específicos para comprar imóveis.

6. Certidão de nascimento dos filhos (em alguns casos, especialmente se houver cláusula de propriedade em favor dos filhos).

Documentos do vendedor

1. RG, CPF e comprovante de residência. Mesmo padrão do comprador.

2. Comprovante de estado civil atualizado. Mesmas regras.

3. Outorga conjugal: se o vendedor for casado (exceto em regime de separação total), o cônjuge precisa assinar a escritura também, autorizando a venda. Sem essa outorga, a escritura pode ser anulada posteriormente.

4. Certidão de casamento. Atualizada, com averbação do regime de bens.

5. Certidão de quitação eleitoral. Em alguns cartórios.

6. Profissão e declaração patrimonial. Para imóveis acima de certo valor (R$ 500.000 em algumas práticas).

Certidões do vendedor (pessoais)

Essas certidões comprovam que o vendedor não tem pendências que possam afetar a venda:

1. Certidão de feitos da Justiça Estadual. Obtida no site do TJ local ou presencialmente. Mostra se há ações judiciais contra o vendedor.

2. Certidão de feitos da Justiça Federal. Similar, para o âmbito federal.

3. Certidão de feitos da Justiça do Trabalho. Comum exigir, já que condenações trabalhistas podem resultar em penhora de bens.

4. Certidão de débitos tributários federais. Emitida pela Receita Federal (CND ou CPD-EN).

5. Certidão de débitos estaduais. Emitida pela Secretaria da Fazenda estadual.

6. Certidão negativa do INSS. Para comprovação de que não há débitos previdenciários.

7. Certidão de feitos da Justiça Militar (se aplicável).

8. Certidão de distribuição cível. Complementar as de feitos.

9. Certidão de protesto de títulos. Mostra se há títulos protestados contra o vendedor.

10. Certidão de débitos trabalhistas (CNDT — Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas).

Importante: mesmo que alguma certidão apresente registro positivo, isso não impede automaticamente a venda. O tabelião avalia caso a caso se a pendencia afeta a transação. Dívidas sem risco imediato podem ser registradas na escritura como ressalva.

Documentos do imóvel

1. Escritura anterior do imóvel (se existente). Mostra como o vendedor adquiriu o imóvel.

2. Matrícula atualizada do imóvel (obtida no Cartório de Registro de Imóveis competente). Validade típica de 30 dias — muitos cartórios exigem que seja obtida no mesmo dia da escritura.

3. Certidão negativa de ônus e alienações. Mostra que o imóvel não tem hipoteca, penhora, alienação fiduciária ou outros gravames. Também obtida no Registro de Imóveis.

4. Certidão negativa de ações reais. Complementa a anterior.

5. IPTU do ano corrente quitado. Com carne pago ou certidão negativa de débitos municipais sobre o imóvel.

6. Certidão negativa de contribuições condominiais (para apartamentos). Emitida pelo síndico ou administradora, comprova que não há atrasos de condomínio. Alguns cartórios aceitam declaração escrita do síndico.

7. Planta do imóvel (em alguns casos, especialmente imóveis em construção ou recentemente registrados).

8. Habite-se (para imóveis novos ou recentemente reformados).

9. Certidão de aprovação municipal (em casos de imóveis irregulares ou alvarás especiais).

10. Certidão de valor venal emitida pela prefeitura, usada como base para cálculo de ITBI.

Documentos específicos por situação

Imóvel financiado pelo SFH

Se houver financiamento (Caixa, Bradesco, etc.):

• Contrato de financiamento
• Autorização do banco para venda (quitação ou liberação condicional)
• Comprovante de quitação do saldo devedor

Imóvel em construção

Se for lançamento ou construção em andamento:

• Certificado de registro da incorporação (na matrícula)
• Habite-se (para entrega)
• Contrato de compra e venda com a construtora
• Comprovantes de pagamento das parcelas

Imóvel de herança

Se o vendedor está vendendo imóvel que recebeu por herança:

• Formal de partilha ou escritura de inventário
• Comprovante de pagamento do ITCMD
• Ciência dos demais herdeiros (em alguns casos)

Imóvel em copropriedade

Se houver múltiplos proprietários:

• Todos os coproprietários devem comparecer ou outorgar procuração
• Certidões de cada um separadamente
• Certidão de estado civil de cada um

Doação de imóvel

Para doação (não venda):

• Todos os documentos acima
• Comprovante de pagamento do ITCMD (doação)
• Declaração do doador especificando o ânimo de doar

Validade das certidões

Quase todas as certidões têm validade de 30 a 90 dias. Isso cria um desafio logístico: e preciso obter todas em janela curta e agendar a escritura dentro do prazo.

Planejamento recomendado:

1. Primeira semana: iniciar o pedido de certidões (muitas já estão disponíveis online, outras são presenciais e podem demorar)
2. Segunda semana: organizar documentos pessoais e do imóvel
3. Terceira semana: agendar a escritura no cartório, enviando lista de documentos para revisão preliminar
4. Quarta semana: realizar a escritura

Se demorar mais de 30 dias entre obter certidões e lavrar a escritura, possivelmente algumas precisarão ser renovadas.

Como evitar erros

1. Contratar advogado ou despachante especializado. Em transações acima de R$ 300.000 (valor significativo), vale o investimento. Eles garantem que toda documentação está em ordem.

2. Solicitar lista específica ao cartório. Cada cartório pode ter exigências levemente diferentes. Ligue ou envie email antes para confirmar exatamente o que é necessário.

3. Verificar certidões do imóvel antes de assinar contrato preliminar. Muitas vezes, pendências no imóvel só são descobertas no momento da escritura, quando já há contrato assinado. Antecipar evita prejuízos.

4. Usar o e-Notariado quando possível. O sistema digital permite conferir documentos antes do comparecimento físico, reduzindo o risco de idas ao cartório em vão.

5. Fazer cópia de tudo. Mantenha uma cópia organizada de todos os documentos originais apresentados. Serve para consultas futuras e para a próxima escritura, se houver.

Conclusão

A lavratura de escritura pública de imóvel exige uma lista extensa mas necessária de documentos. O preparo antecipado, com verificação de cada item e acompanhamento profissional quando necessário, evita viagens em vão e garante que a transação seja concluída sem problemas. O cartório é um aliado do consumidor — a exigência de documentos e parte da proteção jurídica do ato.

A calculadora de custos de escritura do Calculadora de Cartório ajuda a estimar o custo total de emolumentos, ITBI, registro e certidões associadas, permitindo planejamento financeiro completo antes de agendar o ato no cartório.